Planeación estratégica

Un plan permite precisar y comunicar eficazmente los objetivos, así como los proyectos y pasos específicos que facilitan su logro. Los planes estratégicos no sólo son útiles en una empresa, sino en cualquier proyecto. Para construir el plan, tenemos que trabajar a partir de la misión que se establece, junto con la visión y los valores.

El primer paso de la planeación estratégica es declarar la misión de la organización. Ésta es una sentencia breve que explica su razón de ser, es decir, el propósito para el que fue creada y sintetiza lo que es hoy. Debe cumplir las siguientes características:

• Formula los objetivos del negocio
• Contesta qué necesidades atiende
• Comunica valores
• Identifica en qué será excelente la empresa
• Permite identificar cómo se evaluará
• Diferencia la empresa de otras
• Es significativa para todos los participantes (empleados, socios, proveedores y clientes)
• Es estimulante e inspiradora
• Define la ventaja competitiva
• Es recordable (la redacción es sencilla y clara)
• Es breve (tiene menos de 25 palabras)

Para declarar la misión de la empresa se sugiere pensar en cinco a ocho palabras clave que se considere que describen la esencia de la organización. Deseablemente describen las ventajas competitivas con las que se desea competir en el mundo de los negocios en el sitio en donde se establecerá la organización. La misión inicia con un verbo en infinitivo y detalla a quien está dirigido el esfuerzo.

La visión es un faro que orienta el desarrollo de la empresa a lo largo del tiempo. La visión representa una utopía, aquel sitio a donde quisiéramos que la organización llegue algún día.

Para construir la visión se sugiere:

• Situarse en el futuro a largo plazo
• Definir la visión viable, aunque pueda ser difícil de alcanzar
• Asegurarse de que sea inspiradora para el personal, clientes, proveedores y la sociedad en extenso
• La redacción debe ser clara y sencilla, en menos de 25 palabras.

Los valores se derivan la misión y de la visión, son convicciones o principios que posee la empresa y que la conducirán al éxito en el presente y en el futuro. A través de ellos se establece el comportamiento ético de la empresa.

En los casos en que se está planeando la organización, también es importante detectar los recursos y áreas débiles que sabemos de inicio que formarán parte del panorama interno y externo.

A este análisis se le llama FODA, abreviación de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

A partir de la misión, los valores y la visión, es posible determinar las metas, los objetivos y la forma en que se podrá evaluar lo logrado. Un meta podría ser la salud financiera de la empresa. Precisar la forma en que se podrá evaluar lo que se logró, es también muy importante, en nuestro ejemplo, sería que los ingresos de la empresa a partir del primer año de operación sean suficientes para asegurar la salud financiera de la empresa. En ese sentido, ya no se habla de una meta general, sino de un objetivo preciso.

Los indicadores de desempeño señalan cómo se evaluará el objetivo (el monto de los ingresos en el primer año de operación), mientras que el criterio de desempeño precisa la medida en la que se desea que se cumpla el objetivo (al menos 230 mil dólares).

El indicador señala cómo se medirá si se cumple o no el objetivo. Si no lo hace, es que carece de elementos de evaluación, indispensable en su fraseo. Debe responder a la pregunta, ¿cómo evaluaré esto?

El criterio indica la medida en que debe cumplirse el indicador. Si no lo precisa, probablemente esté repitiendo información del indicador y requiere más concreción. Debe responder a la pregunta, ¿en qué medida debe cumplirse lo que el indicador señala?

Establecidos los objetivos generales, de cada uno se derivan objetivos específicos. Éstos deben incluir los indicadores de desempeño, es decir, las medidas que indican si se cumplen o no los objetivos cuando se haga la evaluación correspondiente

Al cumplir los objetivos específicos, se llega a la meta adicional. Si no es así, probablemente faltan objetivos o los que están incluidos no corresponden a la meta general.

Ni los objetivos generales ni los específicos indican cómo llegar a ellos. Si contesta la pregunta ¿cómo?, se trata de estrategias (o proyectos), que constituyen el siguiente desglose dentro el proceso de planeación. Es importante que los objetivos respondan a la pregunta ¿para qué?

El siguiente nivel de planeación se refiere a la forma en que pensamos que podemos lograr los objetivos. Las estrategias responden a la pregunta ¿cómo? asociada a cada objetivo. En este sentido, las estrategias están referidas a los procesos o medios a través de los cuáles se logra alcanzar los objetivos.

Existen diferentes tipos de estrategias:

Funcionales

De negocio

Globales

Corporativos

Resulta fundamental contar con un plan de al menos cinco años que permita asegurar la continuidad del proyecto, es decir un plan de largo plazo. Al tener un documento que se revisa cada año y se completa para el quinto que está en la mira, la organización adquiere un sentido de estabilidad y progreso. A partir de un buen conocimiento del contexto de la empresa, y de la revisión de estudios prospectivos disponibles, es posible generar el plan de cinco años.

A partir del plan de largo plazo, es posible generar el correspondiente a un año, es decir, un plan de corto plazo. Se debe que variar los criterios con los que se cumplirá cada objetivo y asegurarse de redactar objetivos viables para ese periodo de tiempo y con relación a los recursos disponibles (humanos, materiales, financieros). En muchas organizaciones, el plan de corto plazo y el operacional funcionan como sinónimos; en otras, el plan operacional tiene un nivel de detalle más preciso.

Dentro del plan de la organización, es necesario considerar en qué momento y a través de qué procedimientos se podrán poner en acción todas las estrategias planteadas para lograr los objetivos y metas. Para ello hay que desarrollar un cronograma y designar responsables para cada estrategia, definiendo qué recursos humanos, financieros y materiales se requieren.

Un sistema de evaluación permite colectar y sistematizar información sobre la empresa, para que, en diferentes puntos de corte (definidos por quien realiza la planeación o algunos grupos de interés internos o externos) y una vez al año sea posible identificar las áreas fuertes y de oportunidad que la organización presente. Para ello se crea una tabla, como la siguiente, y se toman los indicadores y se identifican los responsables y procedimientos involucrados en la medición de objetivos.

Autoevaluación

Determina si cada una de las siguientes afirmaciones son ciertas o falsas