Colaboración virtual

En la actualidad muchas empresas grandes y pymes se apoyan en la colaboración virtual, desde la colaboración dentro de los procesos hasta la capacitación continua para los colaboradores, se ha vuelto una herramienta indispensable dentro de los procesos.

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Colaboración virtual

El colaborar de manera virtual se refiere a una forma de trabajo que te permite estar en contacto a través de ciertas aplicaciones o dispositivos en los cuales le puedes dar seguimiento al desarrollo del trabajo de cada uno de los colaboradores que se encuentren físicamente o no dentro de las mismas instalaciones.

Se puede dar seguimiento a proyectos o brindar facilidades para que se enlacen en reuniones haciendo uso de ciertos sitios web que apoyan a que esto sea posible; esto ha podido hacer que la distancia ya no sea un impedimento para el desarrollo del trabajo.

En el siguiente video titulado “Equipos virtuales” se da una breve explicación de cómo es que se genera la colaboración virtual

UVANAHUAC. (29 de enero de 2015). Obtenido de insert_link Youtube.


El trabajo digital es una herramienta fundamental hoy día para que las empresas alcancen los objetivos.

Fuente: Obtenido de insert_link Pixabay. Manfredsteger.

Trabajo digital

En la actualidad toda actividad que se realiza dentro de una empresa está asociada a la digitalización, desde el uso de dispositivos móviles y las conexiones de datos que cada vez trabajan de manera más rápida en combinación con las herramientas de colaboración eliminan los viejos procesos que se llevaban a cabo dentro de las empresas y que limitaban el crecimiento de estas, por lo cual el trabajo se ha vuelto más dinámico.

Es por ello por lo que hoy día más de los llamados nativos digitales han podido incorporarse al mercado laboral ya que la colaboración virtual les ha permitido desarrollarse por medio de la oficina en casa conocida también como (home office), los espacios de coworking y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

La colaboración virtual te permite ser miembro de un equipo de trabajo sin importar en entorno en que te encuentres al darte la ventaja de participar vía remota en tiempo real durante el desarrollo de las actividades.

Fuente: Obtenido de insert_link Pixabay. Kaboompics .

Entornos de colaboración, cooperación y coordinación

Cada día las organizaciones buscan la manera de ser más eficientes, eficaces y productivas y la clave de ello está en determinar que uso es el que les darán a los recursos disponibles como lo es el software de colaboración que consisten en los programas que proporcionan entornos y dan soporte al trabajo que realizan los colaboradores y a las organizaciones con el único objetivo de que aumente su eficiencia.

Siempre deberá de estar consciente de que la colaboración consiste en que el control de la interacción se lleva a cabo por los mismos miembros de una manera distribuida sin tener a nadie que controle todo, la responsabilidad recae en el que se comunica.

Al software de colaboración virtual se le conoce como groupware corresponde a la categoría de software de colaboración ("colaborativo") o de cooperación (cooperativo) consiste en programas de ordenador que permiten a múltiples personas ubicadas en diferentes lugares, trabajar de manera conjunta en un mismo proyecto. A este mismo concepto se refiere también el término CSCW (Computer-Supported Cooperative Work, trabajo cooperativo asistido por computador).

El objetivo del software colaborativo (groupware) es proporcionar a los usuarios las herramientas de comunicación adecuadas para garantizar que la interacción se lleve a cabo de manera eficiente, mediante el intercambio de conocimientos, ideas, información y tareas, con la finalidad última de completar los procesos asignados al grupo de trabajo.

Clasificación del groupware

El groupware se puede clasificar de acuerdo con tres aspectos principales: el tiempo, el espacio y el tipo de herramientas que proporciona.

  • 1. Con relación al tiempo

    • Sincrónico: la comunicación entre los usuarios se realiza en línea y su interacción se desarrolla al mismo tiempo o en tiempo real, por ejemplo, una conversación por chat, videoconferencias y pizarras compartidas.

    • Asincrónico: la comunicación entre los usuarios se realiza en línea, aunque de forma diferida, por ejemplo, correo electrónico, grupos de noticias y programas de edición de textos en colaboración.

  • 2. Con relación a ubicación en el espacio

    • Centralizado: la colaboración entre los usuarios se realiza conectándose a un servidor central el cual gestiona el intercambio de información como es el correo electrónico.

    • Distribuido: la colaboración se lleva a cabo mediante la comunicación directa entre las terminales de los usuarios por ejemplo programas MSN Messenger o Skype.

  • 3. Con relación a las herramientas que proporciona

    • Herramientas de comunicación electrónica: a través de ellas puedes enviar mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan el compartir la información de forma asíncrona por ejemplo: correo electrónico, correo de voz, publicación de páginas web, etc.

    • Herramientas de teleconferencia: facilitan compartir información de forma interactiva (colaboración síncrona) como ejemplo : conferencia de datos (ordenadores en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar), conferencias de voz (teléfonos que permiten interactuar a los participantes), conferencias de audio y/o video (ordenadores en red que comparten señales de audio o video), salas de chat o mensajería instantánea (una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes), sistemas para facilitar reuniones (un sistema de conferencias integrado en una sala las cuales suelen disponer de sistemas avanzados de audio y presentación que permite una mejor interacción entre los participantes en una misma sala o entre salas separadas).

    • Herramientas de gestión de la colaboración: facilitan actividades del grupo por ejemplo: calendarios electrónicos (para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes), sistemas de gestión de proyectos (para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que éste se finaliza), sistemas de control de flujo de trabajo (gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada), sistemas de gestión del conocimiento (para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información), sistemas de soporte para redes sociales (para gestionar las relaciones de diversos colectivos).

El groupware son herramientas electrónicas que permiten la colaboración virtual ya sea de manera síncrona o asíncrona.

Fuente: Obtenido de insert_link Pixabay. Geralt.

Ventajas del software colaborativo

Algunas ventajas del uso del software colaborativo son:

La comunicación es precisa y fluye con rapidez.

Se hace uso óptimo de los recursos humanos al facilitar la colaboración entre personas ubicadas en sitios remotos y con diferentes horarios de trabajo.

Mejora la productividad al obligar a los participantes a colaborar de una manera más ordenada.

Facilita los consensos y toma de decisiones grupales mediante la automatización de estas actividades.

Permite realizar una evaluación del proceso de colaboración mediante el análisis de las bitácoras.

Desventajas del software colaborativo

Dentro de las principales desventajas están:

La comunicación interactiva entre los participantes puede llegar a ser más deficiente que la que se da cara a cara ya que puede existir confusiones al momento de comunicarse.

El uso de la tecnología puede no ser tan transparente para los usuarios de la misma, lo cual puede generar resistencia del colaborador para adaptarse a su uso.


El colaborador deberá de estar informado sobra la forma de uso de las plataformas de comunicación para garantizar que esta se dé de forma asertiva y no exista confusión.

Fuente: Obtenido de insert_link Pixabay. StartupStockPhotos.

Ejemplos de Software de colaboración virtual

En la actualidad se tienen diversas opciones dentro de las cuales encontramos:

lens Correo electrónico y comunicación a través de Gmail.

lens Slack que es una herramienta actual que permite chatear e intercambiar información con el equipo de trabajo.

lens Yammer: Es una plataforma que permite chatear, subir información y compartir datos entre grupos de trabajo.

lens Skype: Es una excelente herramienta la cual permite tener videoconferencias grupales, así como poder chatear con los colaboradores sin importar en donde se encuentren.

lens Trello: es una herramienta que permite llevar la gestión de proyectos en línea y permite a los integrantes del mismo hacer contribuciones y llevar el seguimiento del mismo.


Fuente: Plataforma Skype, insert_link Wikimedia Commons.


Fuente: Slack. Software que permite la comunicación de equipos virtuales, insert_link Wikimedia Commons.


Fuente: Trello. Software ideal para el seguimiento de proyectos, insert_link Wikimedia Commons.

Estas son algunas opciones que en la actualidad tenemos para garantizar una comunicación efectiva en la colaboración virtual, te invito a que visites el siguiente enlace dentro del cual encontraras otras plataformas que pueden apoyarte.
insert_link13+ Mejores Herramientas de Software de Colaboración Online para el 2017

Conclusión

La colaboración virtual se ha viralizado dentro de las empresas sin importar el tamaño, se ha visto como una ventaja dentro de la cual te permite expandirte sin contar con oficinas alrededor del mundo, puedes tener un equipo de trabajo disperso en diversas ciudades o países y aún así tener una colaboración efectiva de su parte, quien domina este sistema de trabajo sin duda tiene una ventaja competitiva.

Referencias:

Lewis, R. (10 de julio de 2001). http://platea.pntic.mec.es. Obtenido de insert_link platea.pntic.mec.es.

T-Systems. (27 de octubre de 2016). t-systems.com. Obtenido de insert_link t-systems.com.

UVANAHUAC. (29 de enero de 2015). Youtube. Obtenido de insert_link Youtube.

Autoevaluación

En esta actividad deberás indicar si la aseveración que se muestra es falsa o verdadera de acuerdo con lo que se indica.

  1. La colaboración virtual es solo aquella que  realiza el ingeniero en sistemas para actualizar las bases de datos.

  2. Los llamados nativos digitales han podido incorporarse al mercado laboral ya que la colaboración virtual les ha permitido desarrollarse sin importar el entorno.

  3. Es una ventaja que la comunicación interactiva entre los participantes puede llegar a ser más deficiente que la que se da cara a cara ya que puede existir confusiones al momento de comunicarse.

  4. Una ventaja es que facilita los consensos y toma de decisiones grupales mediante la automatización de estas actividades .

  5. Con relación al tiempo la comunicación síncrona entre los usuarios se realiza en línea y su interacción se desarrolla al mismo tiempo o en tiempo real.

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