Conducción efectiva de juntas

Una junta de trabajo es una reunión a la cual son convocados distintos miembros del equipo para trabajar juntos durante un tiempo determinado para poder cumplir con un objetivo en específico o atender a cierta problemática que se presente en la empresa, a la vez es un medio de comunicación interna considerada una de las mejores herramientas para organizar al equipo de trabajo.

Las finalidades de una junta de trabajo son la elaboración de planes, diseño de estrategias empresariales, la evaluación de las acciones ejecutadas o inclusive la gestión de recursos de la empresa.

Dentro de las reuniones de trabajo encontramos dos tipos: las operativas y las estratégicas.

Las reuniones operativas consisten en una junta que hace un departamento en específico para tratar temas relacionados únicamente con su operación, se plantean el pinto de acción para combatir las dificultades que se presentan cada día, estas reuniones también pueden estar enfocada en la revisión de proyectos.

Las reuniones estratégicas dentro de ellas se tratan temas que impactarán a largo plazo a la empresa, regularmente incluye solo personal de alto rango dentro de la empresa; un ejemplo de ello sería la evaluación del presupuesto para el siguiente ejercicio o cuando se va a invertir en mejoras tecnológicas o cambios en los procesos.

Te invito a ver el siguiente video titulado “Organización: Tipos de Reuniones (meeting)” el cual explica a detalle los tipos de juntas que pueden presentarse en una empresa.

Fuente: Calderon, A. (15 de mayo de 2018). Obtenido de YouTube

Antes de llevar a cabo una junta de trabajo se deben plantear lo siguiente:

¿Qué tipo de reunión llevaré a cabo?

¿Será una reunión periódica o de seguimiento?

¿Es una junta de comunicación o se mvan a tomar decisiones relevantes?

¿Es una junta operativa o estratégica?

Una vez respondiendo a estos cuestionamientos se determina lo siguiente:

Las personas que deberán participar activamente en la reunión.

Los temas que se deben tratar.

Cuanto tiempo se asignará a tratar cada uno de los temas, así como la duración en general de la reunión.

El día, lugar y hora en la cual se llevará a cabo cada reunión.

Quien será el responsable de controlar la minuta y llevará el seguimiento de los acuerdos establecidos.

Cómo se hará la asignación de roles y responsabilidades en la reunión.

Fuente: Las reuniones de trabajo ayudan a organizar las estrategias que deberán emplear para cumplir los objetivos.

Asignación de roles

Coordinador de la reunión:
Que realmente es el responsable de la reunión, quien la organizó y convocó a los participantes.
Facilitador:
Se encarga de moderar la reunión asignando los turnos para tomar la palabra dentro de la reunión.
Secretario:
Se encarga de documentar todo lo que suscita en la reunión, las problemáticas, así como los acuerdos y compromisos pactados. Regularmente es el responsable de hacer llegar la minuta a todos los participantes.
Cronometrista:

Es el responsable de llevar el tiempo y de indicar cuando concluye un tema y hay que pasar al siguiente punto a tratar, se encarga de que la junta termine en el tiempo establecido.
Participantes:
Todos los que asisten a la reunión.

Te invito a ver el siguiente video titulado “7 consejos para conseguir reuniones de trabajo efectivas” en el cual vas a reforzar las características necesarias para llevar a cabo juntas de trabajo efectivas.

Fuente: Negocios y Empresa. (24 de julio de 2017). Obtenido de YouTube

Niveles de juntas de trabajo

Se clasifican de acuerdo con el tiempo de duración en cuatro tipos, la periodicidad con la cual se organiza es la que da una pista de la importancia que tienen los temas a tratar.

Reuniones diarias:
La duración es corta y se celebran regularmente antes de iniciar la jornada de trabajo, reúne a la mayor parte de la plantilla, su objetivo primordial es hacer públicos los resultados obtenidos o informar de los avances que se realizan en cada uno de los proyectos; el dar seguimiento a los logros sirve como un factor motivante para los compañeros.
Reuniones semanales:
Estas reuniones suelen prolongarse de 40 min a 1 hora, si se pretende evaluar los resultados de la semana anterior tienden a realizarse los lunes, se ven temas puntuales y problemáticas que hayan acontecido durante la semana, así como los avances que cada uno de los departamentos. Se plantean ciertas acciones a llevar a cabo para revisar en la próxima junta.
Reuniones mensuales:
Regularmente se organizan por departamentos, son más largas y se celebran al final de cada mes con el objetivo de evaluar y planificar, se recomienda que estén presentes todos los integrantes del equipo incluyendo a los colaboradores virtuales, en caso de que físicamente no puedan estar presentes pueden hacerlo mediante videoconferencia. En estas reuniones se tratan temas de relevancia para el trabajo en equipo, se requiere contar con un moderador que pueda dar voz a cada uno de los colaboradores.
Reuniones anuales:

Se llevan a cabo regularmente fuera de la oficina y tienden a durar más tiempo ya que tratan de temas y resultados que se obtuvieron en todo el año, como es que se está cerrando y se realiza un análisis de los objetivos alcanzados y lo que no se pudo cumplir también para adoptar las medidas correctivas y mejorar el resultado; también se tratan temas de relevancia como los presupuestos que se les otorga a cada departamento para compras, mejora continua, capacitaciones e innovación, regularmente en estar reuniones participan directivos, gerentes y jefes de cada uno de los departamentos, cada uno será el responsable de exponer los resultados que obtuvieron así como dar a conocer las problemáticas más relevantes a las que se enfrentaron, es una oportunidad para dar a conocer sus propuestas para lograr mejoras en el departamento.

Pasos para seguir en la junta de trabajo

Durante las juntas de trabajo se debe de procurar:

Ser puntuales:: Por respeto a todos se debe de procurar estar anticipadamente en el punto establecido.
Romper el hielo:: Este tipo de actividades permite al equipo prepararse para tratar los temas requeridos.
Organizar:: Se tiene que hacer saber a los participantes que no está permitido salir de la reunión, tampoco interrumpir a la persona que tiene la palabra, si surgen dudas deberá esperar a que concluya de hablar para expresarle sus opiniones.
Revisar agenda:: Consiste en un pequeño resumen de los temas tratados anteriormente y de los acuerdos que se tengan que revisar.
Estado de los objetivos:: El líder del equipo debe de comunicar al equipo de trabajo en qué punto se encuentran dentro del compromiso de cumplimiento.
Solicitar contribuciones:: El líder debe de incitar a los participantes a hacer contribuciones a los temas planteados.
Clarificar:: Resumir los puntos en los que se esté de acuerdo y clarificar las oposiciones a lo que se está planteando.
Estar atentos:: Se debe de mantener atención constante en los temas que se están tratando.
Resumir y finalizar la reunión:: Se realiza un breve resumen de los temas cerrados, los acuerdos y compromisos pactados y de los puntos a los cuales se les dará seguimiento.
Elaborar el acta de reunión:
Consiste en la síntesis de la reunión, en ella se depositan los compromisos de cada miembro y sirve de apoyo para que cada miembro del equipo involucrado le dé seguimiento.

Motivos de fracaso en las juntas de trabajo

Dentro de los errores más comunes que se presentan en las juntas de trabajo encontramos lo siguiente:

Mala planeación: aquí se puede dar el caso que los participantes invitados no son los adecuados, el lugar establecido es malo o el tiempo determinado para la reunión afecta otras actividades de suma importancia.
No se tienen definidos los objetivos de la reunión.
No hay un manejo efectivo del tiempo durante la reunión por lo cual tiende a volverse tediosa e improductiva.
El punto para tratar no se puede concluir en una sola reunión por el grado de impacto que tiene por tanto no es un tema de una sola junta.
No existe seguimiento de los acuerdos y compromisos adquiridos en las reuniones anteriores.
No asignan roles de trabajo ni la forma en la cual participaran durante la reunión, digamos no hay quien lleve la minuta durante la junta.
Desperdiciar el tiempo en discusiones, alarga las juntas y no se llega a acuerdos mutuos.

Conclusión

Una buena gestión en la organización de juntas de trabajo permite que el tiempo sea más productivo y que el personal se encuentre motivado a ser participativo ante la temática que se refiere; además de permitir llegar a acuerdos concretos y dar seguimiento a los mismos.

Referencias:

Arellano, O. S. (8 de septiembre de 2008). Gestiopolis. Obtenido de Gestiopolis: gestiopolis

Calderon, A. (15 de mayo de 2018). Youtube. Obtenido de YouTube

Emprende Pyme. (26 de mayo de 2019). emprendepyme.net. Obtenido de emprendepyme.net

Negocios y Empresa. (24 de julio de 2017). Youtube. Obtenido de YouTube

Autoevaluación

En la siguiente actividad tendrás que arrastrar la opción que consideres correcta de acuerdo a las oraciones que se te presentan, en caso de ser errónea esta regresará a la posición inicial.

diariasestratégicas Acta de reuniónsecretariofacilitador

1. El _____________ se encarga de moderar la reunión de trabajo asignando los turnos para tomar la palabra.

2. Dentro de las reuniones _____________ se tratan temas que impactarán a la empresa a largo plazo, regularmente solo participa personal de alto rango.

3. Las reuniones _____________ se realizan por las mañanas y tratan temas sobre la productividad y los objetivos alcanzados.

4. El _____________ es quien se encarga de documentar todo lo que suscita en la reunión, las problemáticas, así como los acuerdos y compromisos pactados.

5. El _____________ consiste en la síntesis de la reunión, en ella se depositan los compromisos de cada miembro y sirve de apoyo para que cada miembro del equipo involucrado le dé seguimiento.