Dirección de equipos virtuales

La globalización de los mercados ha llevado a las empresas a desarrollar equipos virtuales que les permitan atender puntos que ellos por infraestructura no pueden hacer, esto les permite estar brindando servicios por más tiempo, además de estar presente en diferentes ciudades o países.

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Dirección de equipos virtuales

En la actualidad las empresas viven con una presión constante pues día a día se presentan nuevos emprendedores o llega a sus ciudades empresas extranjeras ofertando los mismos productos o servicios que ellos; es por eso por lo que se ven obligados a expandirse en medida de lo posible para poder abarcar un mercado mayor. Pero no todas las empresas cuentan con recursos para poder construir una fábrica o instalaciones en cada ciudad en la que ofrecen sus servicios; por ello es por lo que optaron por crear medidas que les permitieran estar presentes en diversas ciudades y ofertar servicios de atención las 24 hrs. del día, esto a través de los equipos virtuales.

Pero ¿Qué es un equipo virtual? “es un conjunto de individuos que trabajan de forma independiente, que trabajan juntos para proporcionar soluciones de negocio a los clientes externos”. (pool, 2019)

Los equipos virtuales no están dirigidos a una profesión en específico, sino que de acuerdo con las necesidades que tenga una empresa derivado de la demanda de sus clientes por tanto dentro de estos equipos pueden existir: abogados, licenciados, técnicos en mantenimiento, telefonistas, dedicados al servicio al cliente, etc.


El equipo de trabajo virtual puede ser diverso y enfocado a diferentes servicios de acuerdo con sus profesiones.

Fuente: Pixabay.

Beneficios de los equipos virtuales

Con las diversas tecnologías de la información los equipos virtuales están tomando popularidad dentro del ámbito empresarial, dentro de los beneficios encontramos:

  • Asequibilidad

    Puesto que las empresas solo pagan por el nivel de apoyo que requieren, así como también reducen los costos pues al no contar con las instalaciones se ahorran en gastos generales como agua, luz, mantenimiento, renta, etc., el contratar de forma directa al personal te ahorra en gastos de subcontratación para que te brinden el servicio

  • Soporte flexible

    De acuerdo con el requerimiento del servicio la empresa determina que profesional es el indicado para brindar el soporte al cliente en el momento que este sea requerido

  • Paquete completo de servicio

    El no estar limitado a una profesión en específico tiende a ofertar un servicio completo al usuario final

Desventajas de los equipos virtuales

Fallas en comunicación:

En la mayoría de las cosas están constituidos como equipos combinados, esto quiere decir las personas que están de manera física en las instalaciones de la empresa; por tanto, debe de existir comunicación entre ambos equipos y si el colaborador virtual no se siente parte del equipo dificultará este proceso de comunicación.

Deficiencias en el liderazgo o gestión del equipo:

El responsable de la dirección de este tipo de equipos deberá de tener la habilidad para manejar muchas iniciativas y empleados virtuales sin perder el control de las actividades que realiza cada uno de ellos; así como tener la habilidad de transmitir al equipo una visión clara de lo que se espera de ellos y hacerlos sentir parte de la compañía para que de esta manera se sientan involucrados con los objetivos.

Integrantes del equipo que son incompetentes:

Si no se hacen los filtros adecuados al momento de contratar al personal que trabajará de manera virtual puede afectar al equipo y la reputación de la empresa por ello es por lo que se debe de tener una gestión controlada en lo que hace cada uno de los integrantes.

En el siguiente video podrás reforzar lo antes mencionado

Fuente: Obtenido de insert_link YouTube. UVANAHUAC. (29 de ENERO de 2015).

Clasificación de los equipos virtuales:

looks_one Aquellos organizados para producir un servicio masivo.

Este se considera transicional, pero se ha vuelto popular debido a que aprovecha los diferenciales en los costos geográficos, lo utiliza para apalancar diferencias de zonas de tiempo en la industrialización de servicios que se pueden replicar con facilidad.

looks_two Aquellos que se forman para ejecutar un proyecto.

En este caso los productos no son fáciles de replicar y se requiere que sea de alto involucramiento por parte de los miembros; por ello es que se acostumbra que quienes integran este tipo de equipos sean muy inteligentes y especialistas en el ramo a tratar; un ejemplo de estos equipos podría ser las empresas dedicadas al diseño e implementación de software que tienen ingenieros dedicados a implementar en las instalaciones del cliente dicho software y atender las necesidades o ajustes que requiera el cliente, esto se puede llevar a cabo en cualquier parte del mundo.

Los ingenieros en sistemas o programadores regularmente estan ligados a equipos de trabajo virtuales debido a las necesidades de la empresa.

Fuente: Pixabay.

Siete características de los equipos virtuales altamente efectivos

Se componen de empleados con las “tres A” mismas que se refieren a asertividad, responsabilidad y capacidad para trabajar de manera independiente, asumen responsabilidades y dan cumplimiento a su trabajo, brindan sugerencias, pero también son flexibles ante lo que se les solicita.

Comprenden las expectativas del jefe y la empresa, así como lo que esperan de ellos; ya que cuentan con lineamientos de trabajo igual que cualquier empleado de oficina y tienen muy claro el rol que juegan dentro de la empresa determina los medios y horarios para fijar las reuniones de trabajo con los miembros del equipo.

Están imbuidos de la tecnología pertinente debido a las necesidades de su proceso, la empresa no puede escatimar en brindarles los medios necesarios para que la comunicación no se vea afectada, ejemplo de ello es el e-mail, videoconferencias, redes sociales, salas de chat, etc.

Están familiarizados con la dinámica en persona debido a que cuando se tiene oportunidad organizan reuniones dentro de las instalaciones de la empresa y en ese medio conviven con los colaboradores que tienen a distancia, esto se puede hacer cuando se hacen las reuniones para revisión de resultados o simplemente en determinadas convivencias empresariales.

Tienen un director visible, aunque no esta presente todo el tiempo por ello es que tienden a tener menos estrés; pero esto no limita a que su jefe no se encuentre enterado del rendimiento que tiene su equipo de trabajo y de como es que su resultado impacta dentro de la compañía.

Construyen y mantienen relaciones solidas ya que entienden la dinámica del trabajo virtual y aprenden a resolver los conflictos que se presentan con los colegas virtuales, entienden que es importante reforzar los lazos.

Dirigen grandes reuniones y deben de llevar una planeación de ser posible anual para que tengan conocimiento de lo que tienen que hacer y prepararse para ello con anticipación, además de que tienden a tener seguridad en la forma en que exponen los temas ya que los dominan y pueden mantener la atención de un grupo de personas.

El equipo de trabajo virtual debe de tener la capacidad de resolver problemas y tener la disposición de solucionar los conflictos que se presenten.

Fuente: Pixabay

Diferencias entre el liderazgo de equipos virtuales y el liderazgo de equipos tradicionales

Liderazgo de equipos virtualesLiderazgo de equipos tradicionales
El líder se concentra en las tareas y en las relaciones.El líder se concentra en las tareas.
El líder es flexible en la gestión de los integrantes.El líder es rígido y controla.
El líder promueve la innovación.El líder no fomenta el trabajo en equipo.
El líder fomenta la colaboraciónEl líder critica.
El líder desarrolla la comunicación interactiva.El líder no motiva.
El líder defiende la integración del conocimiento.El líder no participa con los trabajadores en las tareas
El líder impulsa la compartimentación de datos e información.El líder busca culpable ante los errores.
El líder motiva y reconoce.El líder se impone, no negocia.
El líder faculta la toma de decisiones y controla.El líder toma decisiones y después las comunica.

Obtenido de GUILLERMO DEL RIO SAENZ BLOG


Algunos ejemplos de plataformas para el trabajo de equipos virtuales son:

• Trello: Es una de las plataformas más conocidas pues dentro de sus funciones incorpora el mayor control sobre todo lo que esta en curso; permite crear proyectos, agregar compañeros y se puede agregar comentarios sobre los trabajos que se han compartido. Se puede sincronizar con Google drive para que varias personas puedan trabajar el mismo archivo de manera simultánea, también permite subir documentos.

• Qubity: Es más compleja que trello y con menos herramientas, pero permite tener una visión más exacta de las actividades que se tienen que realizar; permite visualizar la lista completa de trabajos pendientes además permite ver el tiempo que se dedica a la realización de cada tarea en tiempo real esto en forma de diagrama de Gantt.

• Basecamp: Es de las primeras que existieron por lo cual se ha quedado un poco obsoleta en cuanto a funciones es muy fácil de utilizar y cuenta con una interfaz muy antigua pero sencilla de utilizar, permite que otros miembros del equipo de puedan comunicar.

• Do.com: Es de las plataformas más populares, tiene un diseño limpio y elegante, compartes archivos, discuten ideas, organizan llamadas y encuentros virtuales o establece flujos de trabajo con compañeros de forma rápida, es fácil de comprender.

Si quieres aprender mas del tema te invito a visitar el siguiente video en donde trata el tema de como gestionar equipos de trabajo virtuales por la directora del master en gestión de talento en la era digital Raquel Roca. Learning, R. R. (29 de enero de 2018).Obtenido de insert_link YouTube

Autoevaluación

En esta actividad tendrás que indicar si es falso o verdadera cada una de las aseveraciones. ¡Tú puedes lograrlo!:

  1. El líder de equipos virtuales permite a sus colaboradores ser propositivos y tener capacidades para dar soluciones a conflictos.


  2. El líder de equipos virtuales no realiza reuniones vía remota solo ve a sus colaboradores cuando estos van a las oficinas.


  3. No es necesario que los integrantes de equipos virtuales estén capacitados en el área que van a desarrollar ya que la empresa se encarga de capacitarlos en todo lo que necesitan saber.


  4. El líder de equipos virtuales no motiva a su equipo.


  5. El líder de equipos virtuales no motiva a su equipo.

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